高效邮件

今天我们来讲讲高效系列之高效邮件，之后找时间再说说如何管理自己的邮件收件箱，如何处理日常的邮件。

我们每天会收到大量邮件，我们也只会挑选跟自己相关的重要的邮件来看，很多邮件甚至都没必要花时间去看，Time is money！因此，一封邮件要让人立刻明白说的是什么，Ta需要做些什么。

你要明白写邮件的目的不是为了展示你的文笔辞藻，而是向对方传达信息或请求对方配合行动，你是在写邮件，不是写小说，篇幅不要过长，尽量精炼！

邮件属性

收件人

邮件收件人不要过多，只发给需要行动的相关人员，最忌讳收件人一大堆，结果看完邮件发现根本和自己没关系。
当然别忘记收件人的排列顺序也是有讲究滴，你懂得。

抄送人

抄送一栏发给只需要知晓邮件内容的人即可。
也许你一天只收到几封不痛不痒的邮件而已，但是换位思考下，领导们有时候一天能收到上百份邮件，所以不要指望每一封邮件Ta都会仔细去看，而且级别越高的领导收到的邮件越多。

主题

邮件主题应尽量 简洁明了，突出重点，诉求清晰 。
邮件主题可以让收件人一看便知这封邮件所为何事，需要Ta做些什么。

根据邮件的目的，标题模式可分为以下四类：

邮件仅供对方知晓或参考，对方无需回复

FYI - XXXX (For Your Information, 即请知晓的意思)
FYR - XXXX (For Your Reference, 即请参考的意思)
FYI 和 FYR 一遍都知道是什么意思，所以不需要用中文来描述

邮件需要对方给出意见或参与，希望对方尽快回复

[请提宝贵意见]-XXXX
[请提供信息]-XXXX

邮件需要对方采取行动，希望对方尽快配合

[需要配置]请XXXX
[紧急]请回复XXXX

邮件的性质特殊，需要对方额外注意

[重要事项]XXXX
[保密事项]XXXX
[最新消息]XXXX

附件

千万别忘了附件，如果附件太大，可以压缩一下。
如果发送的是office文件(word, excel, ppt)，那最好提供多种格式，例如word的话可以提供 docx, doc 和 pdf格式。
因为有些合作方的电脑版本还很原始(比如一些校园或国家事业单位等)，只支持doc，而pdf则会更适合在移动端浏览。

邮件正文

正文应符合KISS原则(Keep It Simple, Stupid!)，最忌讳一大坨的文字！

邮件的主要结构分为5部分：

打招呼
需要收件人做什么
邮件背景
具体情况
结束

打招呼
问候语的格式是Dear XXXX，如果你认识对方，就直接写Ta的名字。如果你不知道收件人是谁，可以写其职位或头衔：Dear HR Manager，如果是多个人，那么就 Dear all

需要收件人做什么
然后直接告诉收件人都需要做些什么，邮件中一定要写出收件人的名字，在名字前加上@
最忌讳写了一大堆，然后就是：大家看下有什么意见，有多个收件人，如果没有指明需要谁做什么，那肯定是没有人行动的，这封邮件就没有下文了。

邮件背景
写下邮件的背景，是和哪件事情相关，在一两句话内介绍完。

具体情况
这里就可以先事情的来龙去脉，原委了。可以详细些，但还是不要写成论文了。

结束
一般都是：Best Regards.

举个例子

收件人：刘备，关羽
抄送人：CEO，CTO，CMO
附件：orca支付通道无法访问日志.log
主体：[紧急]请立刻关闭支付宝通道

Dear all:

//{告诉收件人做些什么}
@刘备，麻烦立刻与orca支付通道联系接口是否存在异常，并安排相关人员配合我方解决接口超时问题。
@关羽，请立刻在系统内关闭对orca支付通道的支持。

//{阐述背景}
由于orca支付通道连续无法访问，经开会决定，暂时关闭对orca支付通道的支持，后续等恢复正常后，再开放。

//{详细说明}
今天上午10:15分开始，所有访问orca支付通道的请求均返回超时，已持续30分钟，经技术日志分析，其他通道访问均正常。
为了提高用户体验，紧急开会决定临时关闭orca支付通道，等后续查明原因，通道稳定后再开放。
经技术和运营排查，已排除程序问题，和orca支付通道的合作也未中断。
所以需要立刻联系orca支付通道方安排人员进行配置，检查接口是否正常，是否有误操作等。

Best Regards.

One more thing

如果是非常紧急，需要立马处理的事由，那务必给对方打个电话，因为高效人士不会总是开着邮件软件的，Ta们一般每天只会有两到三次的时间来集中处理邮件。