在我们的职场生涯中有两件事不可避免的总要重复去做，那就是开会和邮件。
当你爬到管理岗时，这两件事会占用你每天相当多的时间和精力，甚至有时会成为你的主要工作。
低效的会议和混乱的邮件将大大增加沟通的成本，消耗大量的精力，阻碍事件的推进。
如何组织一个高效的会议和如何写/回复一份清晰的邮件是很重要技能。
今天就来写下怎样组织和参与一个高效的会议。
会议前
如果不是很紧急的事情，尽量不要组织召开临时的会议，谁都不想被突然打断手中的工作。务必事先邀请，明确会议的时间，地点，人物，事情
要邀请有决定权的人，如果不知道一个小组都需要叫上哪些人员参加，那会议邀请就发给小组的领导，让该领导叫上相关的人员参加会议。
与会人员不要多，人越少效率越高，人越多，沟通成本增加，想法也就越多，增加了会议偏离主题的风险。(头脑风暴之类的会议除外)
在会议邀请中写下会议的背景，目的，大致的流程，待讨论点。
如果有文档需要与会人员提前了解的，那一定要提前几天发出会议邀请，并将文档一并发出，留出足够的时间让大家阅读文档
发出会议邀请后，最好再通过口头或使用聊天工具跟与会人员说一下，免得对方漏看了。
在当天开会之前，最好再发邮件提醒下，免得有人忘记了，当然一般现在对于这种事件，邮件软件都能进行提醒
会议中
一定要有会议记录人员来记录会议的情况，结论等，最后组织成会议纪要
会议中只能有2个人可以带电脑，一个是会议组织者，另一个就是会议记录人员
会议开始时介绍会议的背景，目的和主要流程，讨论点
作为会议组织者，一定要能掌控好会议的节奏，发现有小团队私下进行讨论，要立刻提出，有什么问题可以拿出来讨论；一旦发现讨论偏离主题了，和本次会议无关，那要及时拉回来，免得会议时间被拉长。控制好会议的时间，不要超出约定的会议时间
对于议题，一定要有明确的结论或者负责人，截止日期等
禁止在会议过程中玩手机，以前看到过一个提案：会议一开始，大家把手机都集中起来放在桌子上，谁要用手机，可以，发红包后才可以使用
按时参加会议，如有事无法参加，一定要提前通知
会议后
会议结束后，尽量在当天(最晚一天后)发出会议纪要，明确会议内容和相关结论。
会议纪要的发出一方面能让因故未参与人员了解会议的情况，另一方面，也将讨论的结果让大家确认，免得后续发生扯皮的情况。
One More Thing
学会拒绝会议
你的时间宝贵，如果这个会议你觉得和你关系不大，不参加也不影响，那就不要去参加，请敢于说“不”！
但你也需要和会议发起者沟通下，说明你为什么不参加的原因和想法，说不定Ta有自己的原因，如果他也说不出原因，那更好拒绝了。
如果会议陷入僵局，可以参考下这篇文章，里面有几个技巧可以用来打破会议的僵局：
极限会议: 原则与实践 (http://insights.thoughtworkers.org/extreme-meeting/)